Dezvoltarea unei companii la nivel national atrage dupa sine, in afara cresterii vanzarilor, si o escaladare a diverselor tipuri de costuri, precum cele de comunicatii. Controlul acestor costuri poate avea un impact semnificativ asupra eficientei organizatiei.

Compania asupra careia ne oprim in acest studiu de caz, este una ca multe altele din tara, cu sediul central in Bucuresti, si alte 5 locatii mai mari la nivel de tara, toate inzestrate cu centrale telefonice mari. Pe langa acestea, exista si 7 filiale mai mici (sublocatii ale celor 5 locatii mari) unde exista si acolo centrale telefonice. Toate locatiile mentionate mai sus sunt legate intre ele prin VPN.

Care sunt cerintele companiei

Compania isi doreste la sediul central o evidenta si o analiza la nivel national a oricarui tip de convorbire (de pe posturi fixe sau mobile) efectuata de angajati. Aceasta evidenta trebuie sa fie centralizata. De asemenea, se doreste ca si in cazul  celorlalte 5 locatii mari sa existe posibilitatea de a accesa evidenta generala, astfel incat din orice locatie din tara sa poata fi evidentiate convorbirile efectuate din alte locatii sau chiar din sediul central. Este important ca aplicatia sa nu incarce VPN-ul, deoarece ERP-ul companiei este foarte important pentru continuitatea activitatilor de afaceri. De asemenea, sefii centrelor de cost doresc sa aiba acces din biroul lor la orice tip de raport sau analiza.

Analiza posibilitatilor

Este nevoie de o aplicatie care sa permita captarea datelor de la mai multe centrale si salvarea acestora in mai multe baze de date. Aplicatia trebuie sa poata acoperi si analiza convorbirilor efectuate de pe mobilele fiecarui angajat. Estimarea costurilor legate de centrala trebuie sa fie accesibile online.Totodata, este de dorit ca aplicatia sa fie unica la nivel de companie si sa permita o vedere in detaliu, cu accesibilitate rapida.

Solutia propusa si implementata

Pentru satisfacerea cerintelor clientului s-a decis implementarea aplicatiei dezvoltate de LASTING Software, unitel. Astfel, s-a asigurat importul facturilor in format electronic de la operatorii de telefonie si al fisierelor generate de cstre modulul de captura de la centralele telefonice proprii. Atat in fiecare din cele 5 locatii mari cat si in sediul central s-a instalat un modul de analiza. In functie de necesitati, in fiecare locatie au fost instalati clientii de analiza suplimentari. De asemenea, s-au customizat anumite rapoarte, la cererea clientului, pentru folosirea cu maxima eficienta a aplicatiei. Replicarea bazelor de date se face in timpul noptii pentru a nu incarca VPN-ul. Toate bazele de date din cele 5 locatii ca si cea de la sediul central sunt replicate intr-o baza de date centrala. Aceasta se face automatizat, prin intermediul unor sripturi care ruleaza ca job-uri de SQL Server (Replication Services).

Implementarea unitel a condus la o reducere a costurilor de telefonie cu 30% intr-un timp foarte scurt de la implementare.

Structura aplicatiei. Module

Monitorizare
Preia apelurile capturate de la centrala si - pe baza tarifelor operatorilor de telefonie - face o estimare a costurilor, indetificand si parametrii apelurilor capturate.

Analiza
Importa facturile detaliate de la operatorii de telefonie si rezultatele capturilor de la centralele telefonice. Pe baza parametrilor de configurare ai aplicatiei si ai importurilor, se proceseaza datele importate.    

Captura
Captureaza apelurile de iesire de la centralele telefonice.
 
Managementul cartii de telefon. Web-unitel
Permite gestionarea cartii de telefon a firmei atat pentru contactele de servici, cat si pe cele personale ale fiecarui angajat.




` ... Unitel ... produs de un inalt nivel calitativ ... o recomandam celor interesati in inceperea unei relatii de durata cu un furnizor de produse fiabile si de calitate.` (Marilena Vasilescu - Director IT & Telecomunicatii Washington E&C Romania)

web unitel: power booster pentru reduceri de costuri
- se acceseaza ca o aplicatie browser in intranet
- necesita un server de WEB (Microsoft IIS, Apache)
- accesibilitate  VPN in toate locatiile
- acces (username+parola) facil si eficient al fiecarui angajat la convorbirile proprii si la cartea de telefon a firmei; se pot intoduce contacte noi in baza de date unitel.
- convorbirile se pot declara de catre angajat  ca fiind in interes de serviciu sau personal
- vedere de ansamblu a tuturor sefilor de departamente la toate convorbirile angajatilor; pot aproba cereri pentru toate convorbirile.
- odata numarul aprobat se salveaza permanent in baza de date (se pot efectua, fireste, modificari)